Het komt ook bij u vast wel eens voor, dat u een moeilijk gesprek met een werknemer heeft gevoerd, dat u samen afspraken heeft gemaakt, maar dat de werknemer later alles ontkent. In zo’n situatie wordt het welles-nietes en zou je het gesprek hebben willen opnemen, maar ja, dat mag toch niet?
Hieronder volgen een paar uitgangspunten die volgen uit wet en rechtspraak over dit onderwerp.
Niet strafbaar
In beginsel is het toegestaan een gesprek op te nemen, ook al weet de andere gespreksdeelnemer niet dat het gesprek wordt opgenomen. Voorwaarde is wel dat degene die het gesprek opneemt, zelf deelneemt aan het gesprek of dat het gesprek wordt opgenomen in opdracht van één van de gespreksdeelnemers.
Geen inbreuk op de privacy
Een bandopname van een gesprek valt onder de definitie van verwerking van persoonsgegevens uit de AVG. In een bewijs-of ontslagprocedure kan de werkgever voor deze verwerking een beroep doen op de behartiging van zijn gerechtvaardigde belangen, mits die belangen zwaarder wegen dan de (privacy)belangen van zijn werknemer. Als uit de opname naar voren komt dat de werknemer over het gesprokene liegt, is het belang van de werkgever al snel een gegeven.
Opname mag als bewijs dienen
In een procedure tegen een werknemer zal de rechter een geluidsopname (of transcriptie) vrijwel altijd toelaten als bewijs. In een welles-nietes-situatie is het belang van de waarheidsvinding namelijk in beginsel groter dan het belang van uitsluiting van bewijs. De rechter zal het bewijs alleen uitsluiten, als er sprake is van een “rechtens ontoelaatbare inbreuk op de privacy” van degene van wie de geluidsopname is gemaakt. Dat gebeurt niet snel, omdat dit soort gesprekken tussen werkgever en werknemer meestal een zakelijke strekking heeft.
Opnemen leidt (vaak) tot ontslag
Meestal zal de rechter op grond van de opname tot de conclusie komen dat werkgever en werknemer niet meer met elkaar verder kunnen en daarom de arbeidsovereenkomst ontbinden.
Als werkgever dient u zich wel te realiseren dat de rechter desondanks kan vinden, dat u als werkgever door het gebruik van zo’n opname de verhouding met uw werknemer onnodig heeft verslechterd. Dat komt dan tot uiting in een hogere vergoeding die u aan de werknemer moet betalen.
De werknemer neemt het gesprek op
Wees er als werkgever op bedacht, dat ook uw werknemer kan hebben bedacht het gesprek op te nemen. Een paar tips in dit verband:
- Vraag gewoon op de vrouw/man af of uw werknemer het gesprek opneemt. Als u daarnaar vraagt, dient de werknemer dat aan u mee te delen.
- Komt daar geen duidelijk antwoord op, informeer de werknemer dan, dat wanneer hij niet de waarheid spreekt ten aanzien van het opnemen, hij ernstig verwijtbaar handelt wat op zichzelf al tot ontslag kan leiden.
- Vertel de werknemer bovendien, dat hij met de opname een inbreuk op de privacy maakt van de degene(n) met wie hij het gesprek voert.
- Laat de werknemer weten dat het opnemen van gesprekken niet gewenst is in het kader van de open bedrijfscultuur die uw onderneming voorstaat. En wijs de werknemer erop dat wanneer hij een opname toch maakt en deze op enig later moment gebruikt, dat gebruik voor de volledige opname geldt en niet slechts van delen daarvan.
Maar natuurlijk kunt u ook al deze vragen achterwege laten en het gesprek zelf opnemen.
