Inmiddels is het alweer 2020 en is de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) van kracht geworden. Met betrekking tot deze wet is de aandacht in het nieuws vooral gegaan naar de gevolgen van de wet voor oproepcontracten en personeel dat niet in vaste dienst is. Hiervoor geldt immers dat de door de werkgever te betalen WW-premie maar liefst 5%-punt hoger komt te liggen dan als het een vast dienstverband betreft. Maar ook voor vast personeel, personeel dat voor onbepaalde tijd in dienst is en voor duidelijk omschreven uren, is er een belangrijke wijziging. U moet namelijk bewijzen dat er sprake is van een vaste arbeidsovereenkomst.
Bewijs van ‘vaste arbeidsovereenkomst’
De wet schrijft voor, dat de lage premie alleen dan toegepast mag worden als u de gedagtekende en door beide partijen ondertekende arbeidsovereenkomsten van de werknemers die voor onbepaalde tijd in dienst zijn, bij de loonadministratie bewaart. Zo kan de Belastingdienst controleren of er daadwerkelijk sprake is van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, die geen oproepovereenkomst is.
Geen overeenkomst (meer)?
Maar als een werknemer al jaren in dienst is, bestaat de originele arbeidsovereenkomst vaak niet meer, of is hij niet door zowel werkgever of werknemer ondertekend. Dat is meestal geen opzet, maar heeft te maken met andere omstandigheden. Bijvoorbeeld bij een werknemer wiens tijdelijke contract van rechtswege een contract voor onbepaalde tijd is geworden. Voor het gewone arbeidsrecht maakt dat niet uit. Daarvoor geldt gewoon dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Maar voor het belastingrecht is dat anders. Als er geen schriftelijk en ondertekend document is, geldt het hoge WW-tarief.
Bevestiging per e-mail
Dit voorschrift kan aanleiding zijn om alsnog een nieuwe arbeidsovereenkomst te laten ondertekenen, waarin u alles nog eens duidelijk vastlegt. Het opstellen van een complete arbeidsovereenkomst is echter niet nodig. Minister Koolmees heeft juist voor kerst aangegeven, dat ook een e-mailbericht van de werknemer voldoende is, indien deze daarin bevestigt dat er op 31 december 2019 sprake was van een contract voor onbepaalde tijd en dat dat geen oproepovereenkomst is. Die bevestiging moet u dan bij de administratie voegen.
Let op: het is niet toegestaan om een ‘historisch’ contract op te stellen met een ondertekeningsdatum in het verleden. Als u toch een nieuwe arbeidsovereenkomst wilt laten ondertekenen waarin de huidige afspraken worden vastgelegd, moet u daarin wel ergens aangegeven wat de eerste dag van het vaste dienstverband is geweest, en dat die arbeidsovereenkomst geen oproepovereenkomst betrof.
De werkgever is voor ondertekening of bevestiging per e-mail afhankelijk van de welwillendheid van de werknemer. Om on-willigen alsnog tot medewerking te bewegen, zou u kunnen aangeven dat u schade lijdt indien de werknemer niet meewerkt, en dat u deze schade, 5% van het loon, bij de werknemer verrekent door die op de maandelijkse uitbetaling in mindering te brengen.
Waar is de salarisadministratie?
Hoewel duidelijk is dat de arbeidsovereenkomst bij de salarisadministratie moet worden bewaard, is niet duidelijk waar dat precies is. Het is in elk geval niet voldoende om alleen een fysiek exemplaar in het personeelsdossier te bewaren. Bij controle moet de Belastingdienst het document bij de salarisadministratie aantreffen. Indien een externe salarisadministrateur de administratie voor u doet is het verstandig het bewijsstuk ook aan de salarisadministrateur ter beschikking te stellen.
Moet per 1 april 2020 geregeld zijn
Het bovenstaande moet per 1 april 2020 op orde zijn. Indien u niet aan deze voorschriften heeft voldaan, kan de Belastingdienst met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 alsnog het hoge WW-tarief in rekening brengen.
