Internet en e-mail maken het ons steeds makkelijker informatie in te winnen en te communiceren. De mogelijkheden die gecreëerd worden zijn legio en bieden veel voordelen. Maar waar voordelen zijn, zijn ook nadelen en de kunst voor de werkgever is een behoorlijk en zorgvuldig beleid te voeren die deze nadelen zoveel mogelijk beperkt.
Bij veel bedrijven hebben werknemers toegang tot internet en e-mail. De verleiding om deze middelen ook voor privé-doeleinden te gebruiken is voor velen onweerstaanbaar. Even de laatste roddels uitwisselen, eetafspraakje bevestigen, leuke vakantiebestemming uitzoeken en ga zo maar door. Het privé gebruik van internet en e-mail hoeft de werkgever niet te schaden. Een goed werkgever moet de werknemer ook enige ruimte geven voor het hebben van privé contacten en de privacy daarvan waarborgen.
Echter het privé gebruik van internet en e-mail kan dusdanige vormen aannemen, dat het de werkgever wel schaadt. Veel verloren werktijd, meer kosten, uitlekken van bedrijfsgeheimen, virussen, het in diskrediet brengen van de goede naam van de werkgever als de werknemer via het bedrijfsaccount pornosites bezoekt of zich inlaat met discriminatie en online gokken.
Het is dan ook evident dat een werkgever een gerechtvaardigd belang heeft om paal en perk te stellen aan het privé-gebruik van internet en e-mail. Maar hoe doe je dat zonder daarbij inbreuk te maken op de persoonlijke levenssfeer van de werknemer?
De Registratiekamer heeft onlangs een aantal regels opgesteld voor controle op e-mail en internetgebruik van werknemers. De regels zijn bedoeld om de werkgever een handvat te geven bij het opstellen van een behoorlijk en vooral zorgvuldig beleid. Want het evenwicht tussen het belang van de werkgever op controle en het belang van de werknemer op privacy is gauw verstoord.
De belangrijkste vuistregels van de Registratiekamer zijn:
- Stel heldere regels op ten aanzien van het gebruik van internet en e-mail en de manier van controle. De maatregelen moeten in redelijke verhouding staan tot de belangen van de werknemer en de gebruikte middelen mogen niet een verdergaande inbreuk maken op die belangen dan strikt noodzakelijk is.
- Publiceer de regels op een voor werknemers toegankelijke wijze.
- Maak verboden gebruik zoveel mogelijk via software onmogelijk. Hierbij kan gedacht worden aan content-filtering waarbij gescand wordt op berichten en bestanden op verboden woorden of extensies, afsluiten van bepaalde websites en installatie van firewalls ter bescherming van o.a virusaanvallen.
- Biedt inzage in gegevens en bespreek geconstateerd gedrag zo spoedig mogelijk met de betrokkene.
- Beperk controle tot het vooraf geformuleerde doel. Doeleinden kunnen onder ander zijn individuele beoordeling of begeleiding, bewijs/archief, systeem en netwerkbeveiliging, voorkomen negatieve publiciteit, bescherming bedrijfsgeheimen en het tegengaan van seksuele intimidatie
- Voer controles op naleving zo beperkt mogelijk uit.
- Bewaar loggegevens niet langer dan noodzakelijk is (1 maand).
- Ontzie vertrouwelijke informatie van ondernemingsraadsleden en bedrijfsartsen.
Aangezien controle op e-mail en internetgedrag als personeelsvolgsysteem moet worden aangeduid behoeven regels daarover de instemming van de Ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging. Daarnaast is in bepaalde gevallen ook de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing.
Een werkgever kan preventief heel veel doen om oneigenlijk gebruik van internet en e-mail te voorkomen en daarmee kan de noodzaak tot controle beperkt worden. Belangrijk in de discussie over privé-gebruik van internet en e-mail is dat werkgever en werknemer van elkaar weten waar ze aan toe zijn en het voeren v
