Alle vennootschappen in Nederland moeten een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel – voor het boekjaar 2015 moet dat uiterlijk 31 januari 2017 gebeuren.
Let op de termijn voor deponeren jaarrekening
Het bestuur van een vennootschap moet de jaarrekening binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar opmaken, dus eigenlijk vóór 1 juni van het volgende jaar. De Algemene Vergadering van aandeelhouders kan het bestuur hiervoor maximaal zes maanden uitstel verlenen. De Algemene Vergadering stelt vervolgens de jaarrekening vast. Hiervoor heeft de Algemene Vergadering twee maanden de tijd, dus tot maximaal 31 januari. Na vaststelling moet de jaarrekening binnen acht dagen bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd worden, maar die termijn van 8 dagen komt niet boven op de termijn van 13 maanden, dus 31 januari is echt de uiterste datum waarop de jaarrekening gedeponeerd moet zijn.
Maar let op: als alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris zijn, geldt de ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders tegelijkertijd als vaststelling van de jaarrekening door de Algemene Vergadering. Dit heeft tot gevolg dat de termijn voor deponering van de jaarrekening strikt genomen wordt verkort tot maximaal elf maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar. Is dat het geval, dan had de jaarrekening van 2015 dus uiterlijk op 8 december 2016 gedeponeerd moeten zijn. Deze regel kan in de statuten van de vennootschap zijn uitgesloten. Mocht u van mening zijn dat dat zo is, check dit nog eens goed. Want te laat deponeren kan vervelende gevolgen met zich brengen. Hieronder ga ik daar verder op in.
Nieuw
Door de Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening is de uitsteltermijn voor het opmaken van de jaarrekening voor boekjaren die op of na 1 januari 2016 aanvangen, gewijzigd. Het bestuur moet nog steeds binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening opmaken, maar de termijn waarvoor de Algemene Vergadering het bestuur hiervoor uitstel kan verlenen is verkort tot maximaal vijf maanden. De samengestelde termijn loopt dus niet meer tot 1 december maar tot 1 november. De termijn waarbinnen de Algemene Vergadering de jaarrekening moet goedkeuren is dezelfde gebleven. Dus bij een boekjaar dat gelijkloopt met het kalenderjaar, moet de jaarrekening van 2016 uiterlijk op 31 december 2017 worden gedeponeerd en als alle aandeelhouders tevens bestuurder of commissaris zijn moet de jaarrekening dus uiterlijk op 8 november 2017 worden gedeponeerd.
Deponering voorlopige cijfers
Ook als de jaarrekening bij de uiterste deponeringsdatum nog niet zijn vastgesteld moet er een deponering plaatsvinden. Dat kunnen dan voorlopige cijfers zijn, waarbij dat ook moet worden aangegeven.
Sancties
Denk niet, dat het beter is nog even te wachten tot de jaarrekening wel compleet is om daarna in een keer de correcte gegevens te deponeren. Want niet of te laat deponeren geeft de overheid het recht tot het opleggen van sancties. Er kan mogelijk een boete of zelfs hechtenis worden opgelegd aan vennootschap, bestuur, Raad van Commissarissen, aandeelhouders en/of anderen die daarmee gelijk kunnen worden gesteld.
Gaat de vennootschap bovendien nog failliet, dan kunnen de genoemde personen ook nog in privé door een curator aansprakelijk gesteld worden, zelfs voor het gehele tekort van de boedel. Bij te late deponering van stukken staat het vast dat er sprake is van ‘kennelijk onbehoorlijk bestuur’, en wordt vermoed dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is. Alleen als de aansprakelijkgestelden kunnen aantonen dat het faillissement aan iets anders is te wijten, kunnen zij aan aansprakelijkheid ontsnappen en dat is niet altijd even eenvoudig.
Kortom: zorg ervoor dat deponering van de jaarrekening op tijd gebeurt.
