Welke ondernemer hanteert ze niet, Algemene Voorwaarden. Zij zijn immers een handig instrument om de bedrijfsvoering te stroomlijnen. Het kantoorpersoneel weet precies waar het aan toe is en kan met gestandaardiseerde documenten werken, terwijl de operationele afdelingen met relatief eenvoudige standaardcontracten aan de slag kunnen. Als de ondernemer vervolgens naar de algemene voorwaarden verwijst is de klant eraan gebonden. Of toch niet? Als die verwijzing niet correct geschiedt, zijn de voorwaarden vernietigbaar. De gevolgen daarvan kunnen ernstig zijn.
Als het goed is kunnen met algemene voorwaarden allerlei processen gestandaardiseerd worden en de bedrijfsorganisatie overzichtelijker gemaakt: de betalingstermijn, eigendomsvoorbehoud, garantietermijn, klachtenprocedure, beperking van aansprakelijkheidsrisico’s en zo verder.
Daarnaast worden in algemene voorwaarden worden meestal zaken geregeld die afwijken van de normale wettelijke regels. Bijvoorbeeld dat een overeenkomst eerst tot stand komt als de order schriftelijk is bevestigd. En dat leveringsdata bij benadering zijn, maar niet bindend. Als de voorwaarden niet correct van toepassing zijn verklaard en vernietigd worden, zijn de gevolgen enorm. Geen beroep op een eigendomsvoorbehoud bij niet betaling en onbeperkte aansprakelijkheid bij klachten, dus ook voor gevolgschade.
Bedingen die op zijn gesteld om in een aantal overeenkomsten te worden gebruikt, noemt de wet ‘algemene voorwaarden’. Voor het tot gelding komen van algemene voorwaarden is vereist dat tussen betrokken partijen daarover overeenstemming bestaat. De wet legt daarbij op een bedrijf dat algemene voorwaarden hanteert een informatieplicht. Cruciaal is, of de klant een redelijke mogelijkheid gekregen heeft om vóór of bij het tot stand komen van de overeenkomst van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Of de klant ze ook daadwerkelijk gelezen heeft, is niet doorslaggevend. Het is overigens een feit van algemene bekendheid dat bijna geen mens algemene voorwaarden leest en dat deze pas boven tafel komen als een geschil rijst.
In eerste instantie bepaalt de wet dat leveringsvoorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand gesteld moet zijn. Dus als bij de offerte de leveringsvoorwaarden al niet zijn meegezonden, kunnen die alsnog bij het sluiten van de deal als bijlage worden opgenomen. Pas als dit alles redelijkerwijs niet mogelijk is – bijvoorbeeld bij een aanschaf per automaat of telefoon en bij personenvervoer met tram en bus – staat de wet een andere manier toe om leveringsvoorwaarden van toepassing te verklaren. Alleen dan kan de gebruiker van algemene voorwaarden volstaan met de mededeling dat de voorwaarden op een bepaalde plaats ter inzage liggen en op eerste verzoek zullen worden toegezonden. Die plaats kan het eigen kantoor zijn, of de kamer van koophandel of een griffie van de Rechtbank.
Enkele jaren geleden is door hoogste rechter bepaald dat ook een redelijke mogelijkheid is geboden om van de voorwaarden kennis te nemen, als de klant bekend was of geacht kon worden bekend te zijn met de algemeen voorwaarden. Bijvoorbeeld uit eerdere soortgelijke transacties met dit bedrijf, terwijl bij het sluiten van de eerste transactie de leveringsvoorwaarden wel ter hand zijn gesteld. Daarbij rust op het bedrijf dat de algemene voorwaarden van hanteert, de bewijslast van het ter hand stellen aan zijn wederpartij. Als dit niet kan worden bewezen, bestaat de kans dat de rechter meent dat er geen redelijke mogelijkheid is geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen, met als gevolg vernietiging daarvan.
Verreweg het beste is om elk probleem daaromtrent te voorkomen. Verwijs niet alleen bij offertes, op briefpapier, e-mails etc. naar de toepasselijkheid van algemene voorwaarden, die kosteloos op eerste verzoek worden toegezonden. Maar voeg de voorwaarden ook daadwerkelijk toe bij de offerte en als attachment bij een e-mail. En zend de voorwaarden toe per ommegaande toe nadat u van de toepasselijkheid in het telefoongesprek al melding heeft gemaakt. Bewaar het verzendbewijs. Ook kunt u van te voren een raamcontract of voorovereenkomst sluiten omtrent de toepasselijkheid van algemene voorwaarden bij toekomstige orders en die voorwaarden daaraan hechten. Het betekent ‘formeel’ werken met de nodige kosten. Toch voorkomt u daarmee grote risico’s.
